شاخص کلیدی عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا موفق‌تر و در میدان رقابت جلوتر باشند و اساساً شامل اندازه‌گیری، گزارش و مدیریت پیشرفت به منظور بهبود عملکرد، هم در سطح فردی و هم در سطح شرکت‌ها است.

ابزارهای مدیریت عملکرد بسیار زیادی وجود دارد که برای سهولت و کارآیی طراحی شده‌اند.  در اینجا برخی از رایج ترین ابزارها را با هم بررسی خواهیم کرد:

شاخص اصلی عملکرد (KPI)

KPIها، راهی برای سنجش عملکرد شرکت‌ها، واحدهای تجاری، پروژه‌ها یا افراد در ارتباط با میزان تحقق اهداف و اهداف استراتژیک فراهم می‌کنند؛ اما ارزش KPIها صرفا در اندازه‌گیری نیست؛ بلکه در امکان‌پذیر کردن گفت‌وگوهای عملکردی با داده‌های معتبر و تصمیم‌گیری بهتر است. بدین معنی که KPI مفهومی فراتر از اندازه‌گیری دارد. (KPI چیست)

مهم است که بدانیم و بررسی کنیم که این KPI به چه هدفی در سازمان من کمک می‌کند یا چه مشکلی را حل می‌کند؟ یا این KPI به پیشبرد کدام اهداف و تصمیمات در سازمان کمک خواهد کرد؟

KPIها اگر به درستی تعریف شوند، یک ابزار اساسی و حیاتی برای رشد سازمان و کسب‌و‌کار شما محسوب می‌شوند و باید یک تصویر روشن و شفاف از وضعیت فعلی عملکرد فعلی شما و جایی که قرار است کسب‌و‌کار شما در آن قرار گیرد؛ نشان دهند.

ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد نباید با مدیریت عملکرد اشتباه گرفته شود. مدیریت عملکرد، برنامه‌ریزی، دنبال کردن، و ارزیابی عملکرد کارکنان به منظور مدیریت عملکرد، انگیزش کارکنان و افزایش بازدهی و اثربخشی آن‌هاست؛ ولی ارزیابی عملکرد تنها بخشی از فرایند مدیریت عملکرد است که به ارزشیابی و سنجش عملکرد کارکنان طبق یک روال مشخص زمانی می‌پردازد.

در کنار KPI، ارزیابی عملکرد احتمالاً متداول‌ترین ابزار مدیریت عملکرد است. ارزیابی عملکرد برای همسویی اهداف کارکنان با اهداف استراتژیک سازمان است و اگر به درستی استفاده شود، فوق العاده قدرتمند است. با این وجود، برای استفاده هدفمند از این ابزار، کارمندان باید احساس کنند که این ارزیابی و فرایند آن شفاف و صادقانه، منصفانه و سازنده است در غیر این صورت، ارزیابی‌ها می‌توانند عاملی قوی برای کاهش انگیزه افراد باشند و منجر به کاهش عملکرد شوند.

بازخورد 360 درجه

بازخورد 360 درجه رفتارتمامی اعضای تیم سازمان را دقیق بررسی می‌کند و در واقع ابزاری است که یک پاسخ جامع به این سوال می‌دهد: «هر کدام از ما، چقدر در میزان عملکردی که داریم؛ از نگاه دیگران خوب هستیم؟»

ارزیابی ۳۶۰ درجه، عملکرد افراد را بر اساس دیدگاه سایرین شامل مدیر یا سرپرست، همکاران، زیردستان، مشتریان و خود فرد می‌سنجد و نتایج آن معمولا به طور محرمانه و توسط مدیر به کارمند ارائه می‌شود.

از بینش بازخورد 360 درجه به طور معمول در آموزش و توسعه کارمندان استفاده می‌شود. این ارزیابی با در نظر گرفتن دیدگاه بسیاری از افراد و نه صرفا مدیر خود فرد، به دموکراتیک کردن روند ارزیابی‌ها کمک می‌کند.

مدیریت بر اساس اهداف  (MBO)

MBO یا Management by Objectives فرآیند تعریف اهداف خاص و سپس تعیین چگونگی دستیابی به آن‌ها توسط افراد است. MBO  در واقع یک مدل مدیریتی است که در آن بهبود عملکرد سازمان از طریق تعریف واضح اهداف مورد توافقِ مدیریت و کارکنان، تعریف می‌شود و یک ابزار قوی برای کارهایی است که باید در یک مرحله انجام شوند و یک راه عالی به منظور فرهنگ‌سازی برای دستیابی به اهداف مشترک است.

ایده کلی این مدل مبتنی بر این موضوع است که با تحقق هر هدف، افراد درون سازمان از دستاوردهای خود آگاه هستند و به نوبه خود از ان روحیه و انگیزه می‌گیرند.

 از یک نگاه دیگر می‌توان گفت MBO اندازه‌گیری عملکرد فردی و مقایسه آن با استانداردهای تعیین شده است.

چارچوب‌های مدیریت عملکرد

یکی از محبوب ترین و شناخته‌شده‌ترین چارچوب‌های مدیریت، کارت امتیازی متوازن (BSC) است که به عنوان پنجمین ابزار مدیریتی پرکاربرد در دنیا معرفی شده و بر اساس مطالعات بیزنس ریویو (Harvard Business Review)  به عنوان یکی از تأثیرگذارترین ایده‌های کسب‌و‌کار در ۷۵ سال گذشته انتخاب شده است.

BSC یا Balanced Score Card ابزاری برای اجرای استراتژی است و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا:

• استراتژی‌های خود را روشن کنند؛
• اولویت‌ها و اهداف تجاری خود را تعیین کنند؛
• برنامه‌های عملیاتی  خود را تعریف و مدیریت کنند تا اطمینان حاصل شود که ابتکاراتی برای تحقق اهداف و اولویت‌ها وجود دارد؛
• با اندازه‌گیری میزان تحقق اولویت‌ها و اهداف خود، بر میزان پیشرفتشان نظارت کنند.

برنامه‌های شناسایی و پاداش

وقتی کارمندان احساس کنند که عملکرد خوب آن‌ها نادیده گرفته شده و بدون قدردانی یا پاداش است؛ انگیزه‌شان به شدت افت می‌کند و حتی ممکن است از مسیر کلی ماموریت و اهداف شرکت منحرف و خارج شوند.

برنامه‌های شناسایی و پاداش بخش مهمی در سیستم مدیریت عملکرد و قدردانی از افرادی است که عملکرد و بهره‌وری بالایی دارند و صرفا به معنی پاداش مالی یا نقدی نیست؛ بلکه می‌تواند یک تعریف و تمجید ساده برای حفظ روحیه و انگیزه و افزایش روزافزون بهره‌وری کارکنان به عنوان افراد ارزش‌آفرین سازمان باشد.

 برنامه‌های توسعه شخصی (PDP)

PDP یا personal development plan در واقع یک برنامه عملیاتی مبتنی بر تأمل و آگاهی از عملکرد و نیازهای فرد است و اقدامات تعیین شده برای رشد شخصی را تعیین می‌کند.

PDP  اغلب برای شناسایی نیازهای خاص آموزش و توسعه و ایجاد یک برنامه عملی برای رفع این نیازها (به عنوان مثال، از طریق برگزاری دوره‌های آموزشی) استفاده می‌شود و به افراد کمک می‌کند تا مشخص کنند که چگونه می‌خواهند رشد کنند و برای رسیدن به این رشد چه اقداماتی می‌توانند انجام دهند. این موضوع همچنین باعث می‌شود فرد نسبت به شرکت احساس تعلق داشته باشد

برنامه توسعه فردی PDP به سازمان‌ها کمک می‌کند: 

• پرسنل و سیستم اولویت‌های خود را مشخص و مستند سازی کنند.
• فرآیند پیشرفت هر فرد پایش و قدم‌های مثبتی برای حمایت از افراد برداشته شود.
• نیازهای توسعه کارکنان با مقایسه مهارت‌ها و توانمندی‌های کارکنان با نیازهای شغلی شناسایی شود.
• فرصت‌های مسیر شغلی و انتخاب بهترین گزینه برای هر فرد شناسایی شود.

توسعه ابزارهای مدیریت عملکرد، تکنیک‌ها و فرایندهایی از این قبیل، قسمت مهمی در ایجاد فرهنگ عملکرد بالا است و این دقیقاً همان چیزی است که هر کسب‌و‌کاری، صرف نظر از اندازه در هر صنعت، باید هدف آن باشد. هر ابزار دارای مشخصات، مزایا و معایب خاص خود است. بسیار مهم است که ماهیت سهم یک کارمند را با سطح توقعات آن‌ها هماهنگ کنید. تا بتوانید ابزار مدیریت عملکرد مناسب را برای اندازه گیری، مدیریت و نظارت بر عملکرد کارمندان انتخاب کنید.

منبع: https://www.payamgostar.com/blog/what-is-kpi/