هم اکنون عضو شبکه تلگرام رجانیوز شوید
اگر بگوییم ستون اصلی مدیریت مالی در هر شرکت خدماتی، نرم افزار حسابداری آن شرکت است، ادعای اشتباهی نکرده‌ایم.
بنابراین اگر شما نیز در یکی از حوزه‌های خدماتی مانند تعمیرات، حمل‌ونقل، مشاوره، طراحی یا حتی خدمات آموزشی فعالیت دارید؛ انتخاب یک سیستم حسابداری دقیق و ساده می‌تواند تفاوت چشمگیری در سرعت، دقت و سودآوری شما ایجاد کند.
در این مقاله، به بررسی جامع نرم افزارهای حسابداری خدماتی می‌پردازیم، ویژگی‌های کلیدی آن‌ها را مرور می‌کنیم و در نهایت بهترین گزینه‌ها در سال ۱۴۰۴ را معرفی خواهیم کرد.
نرم افزار حسابداری خدماتی چیست و چه کاربردی دارد؟
حسابداری خدماتی به معنای ثبت، کنترل و تحلیل فعالیت‌های مالی شرکت‌هایی است که به جای فروش کالا، خدمات ارائه می‌دهند. نرم افزار حسابداری خدماتی نیز ابزاری است که به‌صورت دیجیتال، فرآیندهای مالی از جمله صدور فاکتور، ثبت هزینه‌ها، مدیریت مشتریان و گزارش‌گیری مالی را انجام می‌دهد.
این نرم افزارها معمولاً دارای ماژول‌های حقوق و دستمزد، بدهکاران و بستانکاران، مالیات بر ارزش افزوده و صورت‌های مالی هستند.
درواقع، هدف اصلی آن‌ها، ساده کردن عملیات مالی برای مدیران و حسابداران است تا بتوانند روند مالی شرکت را به سادگی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، مدیریت کنند.
چرا شرکت‌های خدماتی به نرم افزار حسابداری نیاز دارند؟
در کسب‌وکارهای بازرگانی، گردش کالا وجود دارد؛ اما در شرکت‌های خدماتی، معمولاً حجمی از پروژه‌ها، قراردادها و هزینه‌های متنوع وجود دارد که اعضای شرکت با آن‌ها سر و کار دارند.
در نتیجه، استفاده از سیستم حسابداری خدماتی به این شرکت‌ها کمک می‌کند تا:
- تمام تراکنش‌ها و درآمدها را به‌صورت شفاف ثبت کنند.
- سود و زیان برای هر پروژه را به‌صورت جداگانه بسنجند.
- زمان و هزینه انجام خدمات را کنترل و مدیریت کنند.
- برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، گزارش‌های مالی دقیق داشته باشند.
بنابراین اگر نرم افزار مالی و حسابداری مناسبی را انتخاب نکنید، احتمال بروز خطا، دوباره‌کاری و حتی زیان مالی بسیار بالا می‌رود.
6 ویژگی مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی
یکی از اشتباهات رایجی که ممکن است وقتی به دنبال پیدا کردن بهترین نرم‌افزار حسابداری برای شرکت‌های خدماتی هستید مرتکب شوید؛ این است که صرفاً به امکانات عمومی حسابداری (مثل صدور سند و گزارش‌های مالیاتی) توجه کنید. در حالی که برای انتخاب بهترین گزینه، لازم است این 6 ویژگی کلیدی را در نظر بگیرید:
رابط کاربری ساده و فارسی‌سازی مناسب: هر چه برنامه رابط کاربری ساده‌تر و قابل فهم‌تری را ارائه دهد، ارزش بالاتری دارد.
قابلیت صدور فاکتور خدماتی: امکان صدور فاکتورهای مجزا برای هر پروژه را داشته باشد چرا که بسیاری از شرکت‌ها به این قابلیت نیاز دارند.
صدور فاکتور و صورت‌وضعیت: قابلیت صدور انواع فاکتور (خدماتی، پیش‌فاکتور) و صورت‌وضعیت‌های درصدی یا مرحله‌ای برای پروژه‌های پیمانکاری را داشته باشد.
پشتیبانی از چند کاربر و چند شعبه: اگر شرکت خدماتی شما در چند شهر فعالیت دارد، این یک ویژگی ضروری برای نرم‌افزاری است که انتخاب می‌کنید.
امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای: بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بتوانید گزارش‌هایی فراتر از ترازنامه؛ مانند گزارش مقایسه‌ای سود پروژه‌ها، گزارش کارکرد پرسنل بر روی پروژه‌ها و گزارش هزینه‌های هر دپارتمان خدماتی را از آن دریافت کنید.
پشتیبانی و به‌روزرسانی منظم: به خاطر داشته باشید که بدون پشتیبانی قوی، حتی بهترین نرم افزارها هم کارایی خود را از دست می‌دهند.
مقایسه نرم افزارهای حسابداری خدماتی ایرانی و خارجی
در بازار ایران، نرم افزارهای خارجی مانند QuickBooks یا Zoho Books بیشتر شناخته‌شده هستند، در کنار این نرم‌افزارها، گزینه‌های داخلی قدرتمندی هم وجود دارند.
اما سوال این‌جاست که در عمل، استفاده از کدام یک انتخاب بهتری است؟ در این‌جا باید اشاره کرد که نسخه‌های خارجی چالش‌هایی دارند:
- دشواری در تهیه اشتراک
- هزینه بسیار زیاد اشتراک دلاری
- ناسازگاری با قوانین مالیاتی ایران
- مشکل پشتیبانی و زبان
در مقابل، نرم افزارهای حسابداری ایرانی مانند نرم افزار حسابداری فرداد که در دو نسخه ابری و تحت ویندوز ارائه می‌شود، با استانداردهای مالی و مالیاتی کشور هماهنگ است، از واحد پول ریال پشتیبانی می‌کند و پشتیبانی آن به زبان فارسی ارائه می‌شود.
بنابراین برای شرکت‌های خدماتی داخل کشور، گزینه‌های ایرانی انتخاب بهتر و منطقی‌تر و در عین حال، اقتصادی‌تری هستند.
5 مورد از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری در کسب‌وکارهای خدماتی
تهیه یک نرم افزار مالی و حسابداری مناسب، هزینه نیست بلکه سرمایه‌گذاری است؛ زیرا مستقیماً به افزایش سودآوری شما منجر می‌شود.
از جمله مزایایی که این نرم افزار برای شما در پی خواهد داشت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شفافیت مالی کامل: شما قادرید بفهمید که پول شما از کجا می‌آید و در کجا خرج می‌شود. مهم‌تر از آن، متوجه می‌شوید که کدام بخش از خدمات شما در حکم طلا و کدام قسمت سربار است.
- کاهش خطاهای انسانی: وقتی فرآیندهای ثبت هزینه، صدور فاکتور و محاسبه حقوق خودکار می‌شوند، خطاهای محاسباتی رایج در انجام محاسبات با اکسل، تقریباً صفر می‌شوند.
- صرفه‌جویی عظیم در زمان: به جای صرف کردن ساعت‌ها وقت در پایان هر ماه برای تهیه گزارش‌های مدیریتی یا مالیاتی،با استفاده از نرم افزار، این گزارش‌ها در یک چشم بر هم زدن، آماده‌اند. این یعنی تیم مالی شما به جای ثبت داده، روی تحلیل داده تمرکز می‌کند.
- تصمیم‌گیری بر مبنای داده‌ها: تصمیم بر اساس احتمالات مبنی بر احساسات، راه چندان خوبی برای مدیریت کردن نیست. گزارش‌های نرم‌افزار به سوالاتی ازقبیل: آیا استخدام نیروی جدید توجیه اقتصادی دارد؟ باید روی کدام نوع پروژه بیشتر بازاریابی کنید؟ پاسخ دقیق می‌دهند.
- انطباق قانونی بدون استرس: با ارسال لیست بیمه، مالیات حقوق و فاکتورهای سامانه مودیان از درون خود سیستم، دیگر بابت جرائم احتمالی نگران نخواهید بود.
بهترین نرم افزارهای حسابداری خدماتی در سال ۱۴۰۴
در بازار نرم‌افزارهای حسابداری ایران، گزینه‌های خوبی برای شرکت‌های خدماتی وجود دارد.
اما ازمیان موارد موجود در بازار، انتخاب بهترین گزینه به اندازه شرکت شما و پیچیدگی فرآیندهایتان بستگی دارد. در ادامه به معرفی چند مورد از نرم‌افزارهای حسابداری خدماتی مطرح می‌پردازیم:
نرم‌افزار حسابداری فرداد
نرم‌افزار حسابداری فرداد، از شناخته شده‌ترین محصولات در بازار نرم‌افزارهای مالی ایران است. این نرم افزار برای شرکت‌ها و مؤسسات خدماتی، بازرگانی و تولیدی در سطوح متوسط تا بزرگ کاربرد دارد. نرم افزار حسابداری فرداد در بخش خدماتی، امکاناتی مثل:
- مدیریت قراردادهای خدماتی
- صدور و پیگیری فاکتورهای خدماتی
- ثبت هزینه‌ها و درآمدهای پروژه‌ای
- کنترل وضعیت نقدینگی
را در قالب ماژول‌های جداگانه فراهم کرده است.
فرداد در واقع نسخه‌ای ساده‌تر و اقتصادی‌تر از یک ERP است و ابزاری حرفه‌ای اما با هزینه و پیچیدگی کمتر به شمار می‌رود و از این‌رو یک گزینه ایده‌آل محسوب می‌شود.
نرم‌افزار حسابداری هوفر
هوفر یکی از نرم‌افزارهای حسابداری نوین ایرانی است که تمرکز زیادی بر یکپارچگی مالی و سهولت استفاده دارد. این نرم‌افزار نیز برای شرکت‌های خدماتی که چندین پروژه یا مشتری فعال دارند، کاربرد زیادی دارد.
هوفر همچنین دارای سیستم یادآوری بدهی‌ها و سررسید فاکتورهاست که برای مدیران شرکت‌های خدماتی، یک مزیت قابل توجه است.
نرم‌افزار حسابداری آرپا
آرپا از جمله نرم‌افزارهای باسابقه در حوزه حسابداری شرکتی است که برای صنایع مختلف از جمله خدماتی، بازرگانی و پیمانکاری طراحی شده است. نرم افزار آرپا ساختار ماژولار دارد؛ یعنی کاربران می‌توانند دقیقاً همان بخش‌هایی را که نیاز دارند فعال کنند.
در کسب‌وکارهای خدماتی، ماژول‌هایی مانند حسابداری مالی، خزانه‌داری و حقوق و دستمزد کاربرد بیش‌تری دارند. این نرم افزار قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها و سیستم‌های اداری را نیز دارد.
نرم‌افزار حسابداری لیام
لیام یک نرم‌افزار حسابداری کاملاً ابری و تحت‌وب است که با تمرکز ویژه بر نیازهای کسب‌وکارهای خدماتی کوچک تا متوسط توسعه یافته است. نرم افزار لیام به دلیل ماهیت ابری خود، نیاز به نصب یا نگهداری ندارد و از لحاظ امنیت داده‌ها نیز از رمزنگاری چندلایه استفاده می‌کند.
این نرم‌افزار رابط کاربری بسیار ساده‌ای دارد و برای افرادی که تجربه حسابداری چندانی ندارند، یک انتخاب عالی محسوب می‌شود.
نرم‌افزار حسابداری تحت وب فرداد
نرم‌افزار حسابداری ابری فرداد نسخه‌ای مدرن و تحت‌وب از سیستم حسابداری این برند است. از ویژگی‌های مهم این نسخه، می‌توان به دسترسی از هر مکان، امنیت بالا و پشتیبان‌گیری خودکار اشاره کرد.
در مجموع، فرداد ابری راهکاری حرفه‌ای برای کسب‌وکارهای خدماتی است که به دنبال کاهش هزینه‌های نرم‌افزاری، سهولت دسترسی، و گزارش‌گیری دقیق مالی هستند.
نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین یا آفلاین؟ کدام بهتر است؟
یکی از سؤالات پرتکرار هنگام خرید نرم افزار این است که نسخه آنلاین بهتر است یا آفلاین؟
در ادامه هر کدام از این نسخه‌ها را معرفی کرده و توضیح می‌دهیم که کدام یک برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است.
نرم افزار حسابداری آنلاین: امکان دسترسی فقط با یک لپ‌تاپ و از هر مکانی را فراهم می‌کند؛ بنابراین برای تیم‌های چندشعبه‌ای و مدیرانی که دائم در حرکت‌اند، انتخاب بهتری محسوب می‌شود.
نرم افزار حسابداری آفلاین: امنیت داده‌ها در اختیار خودتان است و برای شرکت‌هایی که اتصال دائمی به اینترنت ندارند، مناسب‌تر است.
اگر کسب‌وکار شما پویاست و کارکنان از مکان‌های مختلف کار می‌کنند، انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب منطقی‌تر است؛ در مقابل اگر دسترسی لحظه‌ای به اینترنت برایتان امکان‌پذیر نیست، نسخه آفلاین انتخاب منطقی‌تری است.
قیمت نرم افزارهای حسابداری خدماتی و عوامل مؤثر بر آن
قیمت نرم افزارهای حسبداری به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ از مهم‌ترین این عوامل می‌توان به تعداد کاربران فعال، نوع نسخه از نظر تحت وب یا تحت شبکه بودن، امکانات پیشرفته مانند گزارش‌ساز، حقوق و دستمزد یا ماژول CRM، مدت پشتیبانی رایگان و خدمات پس از فروش اشاره کرد.
نکات مهم قبل از خرید نرم افزار حسابداری خدماتی
پیش از خرید، لازم است حتماً به این 4 نکته توجه کنید:
- از فروشنده دمو یا نسخه آزمایشی دریافت کنید تا با محیط برنامه آشنا شوید.
- مطمئن شوید نرم افزار با سیستم مالیاتی و بیمه‌ای کشور همخوانی دارد و در این زمینه، ایرادی ندارد.
- بررسی کنید که آیا نرم افزار، امکان خروجی اکسل و اتصال به نرم افزارهای دیگر را دارد یا خیر.
- حتماً نظر کاربران و تجربه استفاده دیگر شرکت‌های خدماتی را در بخش نظرات مربوط به این نرم افزار، مطالعه کنید.
پشتیبانی، به‌روزرسانی و امنیت در نرم افزارهای حسابداری
حتی بهترین نرم افزارها نیز، بدون پشتیبانی مناسب، کارایی ندارند و این موضوع به‌ویژه در حوزه خدماتی که گزارش‌ها و فاکتورها دائماً در حال تغییر هستند، اهمیت دوچندان پیدا می‌کند.
یک پشتیانی خوب و قابل اعتماد شامل پشتیبانی تلفنی، آموزش کار با نرم افزار، و به‌روزرسانی‌های منظم برای انطباق با قوانین جدید مالیاتی، میباشد.
به همین جهت، برای اطمینان از امنیت و خدمات پس از فروش، بهتر است نرم افزاری را انتخاب کنید که رمزنگاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری خودکار و کنترل سطح دسترسی کاربران را ارائه می‌دهد.
جمع‌بندی و معرفی بهترین گزینه برای کسب‌وکار شما
در نهایت، انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی به اندازه، نوع فعالیت و بودجه شرکت شما بستگی دارد. اگر شرکت کوچکی دارید و می‌خواهید همه چیز را ساده و سریع مدیریت کنید، نسخه خدماتی نرم افزارهای تحت وب گزینه‌های مناسبی هستند. اما اگر به دنبال امکانات پیشرفته‌تر هستید، نرم افزارهای تحت شبکه، انتخاب‌های حرفه‌ای‌تری محسوب می‌شوند.
نرم افزار حسابداری فقط یک ابزار نیست؛ بلکه سرمایه‌ای است که نظم مالی، سرعت تصمیم‌گیری و دقت در عملکرد را برای شما به ارمغان می‌آورد. با بررسی دقیق امکانات نرم افزار و همچنین نیازهای کسب‌وکار خود، یک ابزار مناسب را انتخاب خواهید کرد که سال‌ها در کنار کسب‌وکارتان خواهد ماند.
